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规章制度

河北美术学院公文处理办法

时间:2019-05-22 09:38:15  作者:  点击:

为使我校党政公文处理工作进一步规范化、制度化、科学化,提高公文质量和工作效率,根据《党政机关公文处理工作条例》,结合学校实际,制定本办法。 

一、行文规则 

(一)行文应当确有必要,注重效用。 

(二)行文关系根据隶属关系和职权范围确定,一般不得越级请示和报告。 

(三)学校各单位除校长办公室(以下简称“校办”)外,原则上不对外正式行文,但可以用函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批业务范围内的事项;确需行文,应以学校或校办名义行文。 

(四)学校各单位对有关问题未经协商一致,不得各自行文,如擅自行文,学校有权责令纠正或撤销。 

(五)“请示”应当一文一事,一般只写一个主送单位,需要同时送其他单位的,应当用抄送形式,但不得抄送其下级单位。“报告”不得夹带请示事项。 

(六)除上级单位负责人直接交办的事项外,一般不得以学校名义向上级部门负责人报送“请示”、“意见”和“报告”类公文。各单位不得向校领导个人报送“请示”、“意见”和“报告”类公文,需要报送的公文主送单位应为校委会。 

(七)文件经签发人签发后,原则上不得更改;确需更改,应将修改后的文稿及修改理由重新报送负责签发该文件的领导批准,修改人应在修改后的文稿上签名以示负责。校内正式发文都必须保留原稿备查。 

二、发文办理 

(一)拟稿。草拟公文要求做到: 

1、由发文部门自行拟稿。 

2、符合国家法律、法规及其他有关规定。如提出新的政策、规定等,要切实可行并加以说明。 

3、情况确实、观点明确、表述准确、结构严谨、条理清楚、篇幅力求简短。 

4、公文的文种应当根据行文目的、发文单位的职权和与主送单位的行文关系进行确定。 

5、拟制紧急公文,应当体现紧急的原因,根据实际需要确定紧急程度,并提出印发时限。 

6、拟稿单位要认真填写发文审批便笺上的各个项目,一律使用黑色签字笔书写,字迹要清晰,稿面要整洁。 

(二)审核:公文在签发前,发文单位的负责人要认真做好审核工作。公文审核的重点是:是否确需行文,行文方式是否妥当,是否符合行文规则和拟制公文的有关要求,公文格式是否符合本办法的规定等。对不合格规定的公文要予以修改、协调或退回拟稿部门。核稿人应在审核文稿后签署意见、姓名和审核日期。 

(三)签发:对外正式行文的公文必须送学校相关负责人签批:以学校党委名义制发的公文,由学校党委相关领导签批;以学校名义制发的上行文、下行文或平行文,由分管校领导签批。签批人必须明确签署发文意见,并签上本人姓名和日期。 

(四)复核:经签发的文稿以学校或校办名义行文的,由校办对公文进行复核;以学院各单位行文的,由各单位负责文秘工作的人员或负责人进行复核。复核的重点是:审核、签发手续是否完备,附件材料是否齐全,格式是否统一、规范等。复核完后将公文的电子文本发送至校办,以便存档和发布。 

(五)编号:符合要求的文稿必须编发文字号。以学校名义发文由校办统一编号,学校有关单位联合发文,只标注主办单位发文字号。 

(六)缮印、校对、分发:公文在审核、签发后,由发文单位安排打印。一般公文应在3个工作日内完成印制,急件按要求时限印制。发文单位负责公文的校对、分发。发文应建立登记制度。公文印发的份数与范围,应从实际需要出发,从严控制。为掌握公文的流向和内容,学校各单位行文必须分发校办一份。 

三、收文办理 

(一)签收、登记:省市党委、政府、省教育厅、及其他单位机要来文,由校办签收、登记,寄给学校内有关单位的文件由部门签收、登记。签收公文应当逐件清点,如发现问题,应当及时向上级发文单位查询,急件应当注明签收的具体时间。来文要进行登记,登记时应将公文登记表上的内容逐项填写清楚。学校领导、各单位负责人及一般工作人员参加有关会议带回的公文,返回学校校校后,要及时将文件送院办登记。 

(二)拟办、批办:收到来文,由校办资料科登记在册后,附上公文批办单送校办主任,校办主任根据公文内容和性质,及时提出拟办意见,由校办资料科送校领导批示或交有关单位办理,需要两个以上单位办理的应当明确主办单位,紧急公文还应明确办理时限。在批办公文时,对有具体请示事项的,主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期,其他审批人圈阅视为同意,对没有请示事项的公文,圈阅表示已阅知。批办公文,批办人应将意见直接批注在公文批办单上。 

(三)承办:承办单位收到交校办的公文后应当及时办理,不得延误、推诿。从收到公文之日起计算办文时间。紧急公文应当按时限要求办理,特急件随到随办,当天办结;一般性公文在一周内办结;重要的规划性、政策性和法规性公文视情况适当放宽。对不属于本单位职权范围或者不宜由本单位办理的公文,应当及时退回校办资料科并说明情况。 

(四)催办:送校领导批示或交有关单位办理的公文,交办单位要负责催办,做到紧急跟踪催办,重要公文重点催办,一般公文定期催办,以避免漏办和延误。承办单位应认真按领导批示办理并及时反馈,承办完毕,应将公文及时交回校办资料科并将反馈意见按要求书写于批办单相应位置。 

(五)传阅:传阅公文要严格登记手续,随时掌握公文流向,避免漏传、误传、延误和横传。 

四、公文归档 

(一)公文办理完毕后,应根据《档案法》及我校有关档案规定,及时整理(立卷)、归档。个人不得保存应归档的公文。 

(二)归档范围内的公文,应根据其相互联系、特征和保存价值等整理(立卷),保证归档公文的齐全、完整。 

(三)联合办理的公文,原件由主办单位整理(立卷)、归档,其他单位保存复印件或其他形式的公文副本。 

(四)拟制、修改和签批公文,书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。 

五、公文管理 

(一)学校公文由校办统一收发、审核、打印、归档和销毁,各单位公文由单位指定专人管理。 

(二)学校各单位应当建立健全本单位公文处理的有关制度。 

(三)上级单位的公文,除绝密级和注明不准翻印的,各单位可以留 

存复印件。 

(四)公文复印件作为正式公文使用时,应当加盖学校公章。 

(五)公文被废止,自作废之日起不产生效力。 

(六)不具备归档和存查价值的公文,经过鉴别并经校办主任批准,可以销毁。 

(七)销毁秘密公文应当到指定场所由二人以上监销,保证不丢失、不漏销。 

(八)校内机构合并时,全部公文应当随之合并管理。机构撤销时,需要归档的公文整理(立卷)后按有关规定移交档案室。工作人员调离工作岗位时,应当将本人暂存、借用的公文按有关规定移交、清退。 

六、附则 

(一)本办法中涉及档案归档、立卷工作,严格按照学校档案管理有关规章制度办理。 

(二)本办法从2012年8月20日起执行。  

ICP备案号:冀ICP备11000893号


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